⏱️ Chỉ mất 2 phút – Bí quyết đơn giản giúp bạn giảm tồn đọng công việc mỗi ngày

Trong công việc hàng ngày, chắc hẳn ai trong chúng ta cũng đã từng để lại những việc nhỏ như gửi một tin nhắn, lên lịch họp, ghi chú lại một ý tưởng, in một tài liệu, hoặc thực hiện một cuộc gọi... Mỗi việc nhìn thì có vẻ nhỏ, nhưng khi cứ chồn chất lại, chúng biến thành gánh nặng.

Tác giả David Allen – cha đẻ của phương pháp quản lý công việc GTD (Getting Things Done) – đã đề xuất một nguyên tắc nhỏ nhưng cực kỳ hiệu quả: “Nếu việc đó mất dưới 2 phút để làm, hãy làm ngay.” Nguyên tắc này được trình bày chi tiết trong cuốn sách nổi tiếng “Hoàn thành mọ̣i việc không khó” (tên gốc: Getting Things Done).

---

💡 Đơn giản nhưng thay đổi cả thói quen

Nguyên tắc 2 phút nghe qua thì có vẻ nhỏ nhưng lại tác động rất lớn. Mỗi khi một việc đến với bạn – chẳng hạn ai đấy cho bạn một yêu cầu nhỏ, bạn vô tình nhận ra một vấn đề cần xử lý – hãy hỏi: “Mình làm việc này có mất hơn 2 phút không?”

• ✅ Nếu KHÔNG: làm ngay
• 🕒 Nếu CÓ: ghi nhận lại, lên lịch, hoặc chuyển giao

Cách làm tưởng đơn giản, nhưng chính nhờ việc xử lý ngay những việc nhỏ mà bạn sẽ giải phóng cho bộ não rất nhiều điều phức tạp. Bạn sẽ không còn phải nhớ những việc vô danh vô tính, không còn sự bối rối vì một danh sách việc nhỏ chưa xong.

---

📝 Hướng dẫn thực hiện nguyên tắc 2 phút

1. Tạo thói quen nhận diện việc mới: Khi nhận được email, tin nhắn, ghi chú, hay ai đồng nghiệp nhắc việc, hãy dừng lại một chút.
2. Đặt câu hỏi: “Việc này là gì? Mình có thể làm ngay không?”
3. Làm ngay nếu dưới 2 phút: Hai phút nghe có vẻ ít, nhưng đủ để bạn hoàn thành rất nhiều việc nhỏ như gửi tin nhắn, gọi điện, nhắc ai đó hoặc lưu lại một thông tin quan trọng. Đừng chần chừ – nếu làm được trong thời gian ngắn như vậy, hãy xử lý ngay để đầu óc được nhẹ nhàng hơn.
4. Ghi lại hoặc chuyển giao nếu việc mất nhiều thời gian hơn: Nếu việc đó không thể làm ngay, hãy ghi chú lại nội dung công việc cần làm vào sổ tay, ứng dụng ghi chú hoặc danh sách việc cần xử lý. Nếu cảm thấy người khác làm tốt hơn, có thể giao lại cho người phù hợp. Đừng cố nhớ trong đầu vì dễ quên và gây áp lực không cần thiết.

---

🔚 Lời kết

Rất nhiều người đã chia sẻ rằng khi bắt đầu áp dụng nguyên tắc 2 phút, họ cảm thấy ngày nhẹ nhàng hơn rất nhiều. Việc nhỏ không còn là một cái bóng ám, và bạn cũng trở nên dứt khoát hơn trong quyết định. Quan trọng hơn, bạn sẽ không còn bị tồn đọng quá nhiều công việc nhỏ lẻ – thứ dễ khiến chúng ta rối trí và hoang mang trong quá trình làm việc.

Hãy bắt đầu từ những việc nhỏ – ngay bây giờ – để thấy ngày làm việc trở nên dễ thở hơn.

Trích dẫn từ sách “Hoàn thành mọ̣i việc không khó” (Getting Things Done) của David Allen